Profesjonalne wsparcie rozliczania wspólnot mieszkaniowych w oparciu o nowoczesne rozwiązania informatyczne. Z nami łatwiej zarządzać!

Regulamin świadczenia usług rozliczeniowych w systemie Locus drogą elektroniczną przez CR Spectrum

Spis treści:

Dział I: Postanowienia ogólne

1. Definicje pojęć użytych w regulaminie

  1. Prawo telekomunikacyjne - ustawa z dnia 21 lipca 2000 r. – Prawo telekomunikacyjne (Dz.U. Nr 73, poz. 852, z 2001 r. z późniejszymi zmianami),
  2. Ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną – ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną z dnia 18 lipca 2002 r. (Dz. U. Nr 144, poz. 1204),
  3. Ustawa o ochronie danych osobowych – ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 z późniejszymi zmianami)
  4. System Locus – zespół współpracujących ze sobą urządzeń informatycznych i oprogramowania, zapewniający przetwarzanie i przechowywanie, a także wysyłanie i odbieranie danych poprzez sieci telekomunikacyjne, umożliwiający użytkownikom korzystanie z mechanizmów informatycznych oraz informacji opracowanych przez CR Spectrum, dostępny na stronie www.crspectrum.pl
  5. Usługa rozliczeniowa – wykonanie usługi poprzez zaewidencjonowanie, elektroniczne zarchiwizowanie dokumentacji księgowo-rachunkowej, dokonanie obliczeń i rozliczeń wynikających z umowy z Usługobiorcą, bez jednoczesnej obecności jednej ze stron, z możliwością odbierania danych wejściowych za pomocą systemów teleinformatycznych i transmitowanie uzyskanych rezultatów wyłącznie za pośrednictwem sieci publicznych w rozumieniu prawa telekomunikacyjnego,
  6. CR Spectrum – Centrum Rozliczeniowe Spectrum Sp. z ograniczoną odpowiedzialnością
  7. Użytkownik – osoba posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych, która w jakikolwiek sposób korzysta z systemu Locus.
  8. Usługobiorca – podmiot korzystający z usług CR Spectrum, który jest stroną umowy o świadczeniu usług będący osobą fizyczną, osobą prawną albo jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, który zobowiąże się do przestrzegania niniejszego regulaminu.
  9. Właściciel lokalu – podmiot korzystający z usług CR Spectrum, który nie jest stroną umowy o świadczeniu usług będący osobą fizyczną, wskazaną przez Usługobiorcę który zobowiąże się do przestrzegania niniejszego regulaminu.
  10. Wspólnota – wspólnota w rozumieniu Ustawy o własności lokali z dnia 24 czerwca 1994 roku, tekst jednolity z dnia 8 sierpnia 2000 roku ( Dz. U. Nr 80, poz. 903 z 2000 r. ) oraz przepisów Kodeksu Cywilnego ( Dz. U. Nr 16, poz. 93, z 1964 roku z późniejszymi zmianami )
  11. Księgowy – pracownik działu księgowo-rozliczeniowego CR Spectrum odpowiedzialny za prawidłowe wykonanie usługi księgowo-rozliczeniowej, dostępny dla Użytkowników za pomocą komunikatora systemu Locus
  12. Hasło – ciąg znaków umożliwiający jednoznaczną identyfikację i weryfikację tożsamości Usługobiorcy lub Użytkownika
  13. Identyfikator Usługobiorcy (Login) – ciąg znaków jednoznacznie identyfikujący Usługobiorcę
  14. Identyfikator Użytkownika (Login) – ciąg znaków jednoznacznie identyfikujący Użytkownika
  15. Zalogowanie – proces identyfikacji określonego Użytkownika lub Usługobiorcy w systemie pod warunkiem podania prawidłowego Loginu i odpowiadającego mu Hasła

2. Regulamin określa zakres i warunki wykonywania przez CR Spectrum usług księgowo-rozliczeniowych świadczonych drogą elektroniczną.

Dział II: Rodzaje i zakres świadczonych usług objętych regulaminem

3. Niniejszy regulamin obejmuje następujące usługi świadczone drogą elektroniczną:

  • dokonywanie rozliczeń księgowo-finansowych Wspólnoty mieszkaniowej przez Księgowego polegające na prawidłowym zaewidencjonowaniu dostarczonych dokumentów w układzie planu gospodarczego uzgodnionego z Usługobiorcą,
  • zarchiwizowanie elektroniczne otrzymanej dokumentacji przez Księgowego
  • prezentowanie Usługobiorcy po prawidłowym zalogowaniu rezultatów operacji księgowo-rozliczeniowych w panelu Zarządcy dotyczących całej Wspólnoty oraz elektronicznego archiwum dokumentów księgowych
  • prezentowanie Właścicielowi lokalu po prawidłowym zalogowaniu rezultatów operacji księgowo-rozliczeniowych w panelu Właściciela dotyczących wyłącznie posiadanego przez niego lokalu
  • udostępnianie Użytkownikom narzędzi komunikacji elektronicznej wchodzących w skład systemu (komunikator systemu Locus)
  • udostępnienie Usługobiorcy lub wskazanej przez niego osobie narzędzi elektronicznych wspomagających obieg informacji w ramach Wspólnoty (w szczególności druk powiadomień, wezwań do zapłaty, obsługę odczytów licznikowych) w panelu Zarządcy lub panelu Gospodarza domu po otrzymaniu dodatkowego Loginu i Haseł dostępu dla wskazanej osoby.

Dział III: Warunki świadczenia usług

4. CR Spectrum świadczy usługi na rzecz Usługobiorcy w zakresie i na warunkach określonych w niniejszym regulaminie i w indywidualnej umowie zawartej z Usługobiorcą.

5. Usługobiorca zobowiązuje się do przestrzegania niniejszego regulaminu.

6. Usługobiorca zobowiązany jest do przestrzegania zakazu dostarczania za pośrednictwem lub do systemu Locus treści, które naruszają dobra osób trzecich, ogólnie przyjęte normy społeczne lub są niezgodne z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa.

7. CR Spectrum zastrzega sobie prawo do prowadzenia prac konserwacyjnych systemu Locus, mogących powodować utrudnienia lub uniemożliwienie Użytkownikom korzystania z usług. O terminach prac i przewidywanym czasie ich trwania Użytkownicy będą informowani za pośrednictwem komunikatora systemu Locus przed rozpoczęciem prac.

8. W przypadkach szczególnych mających wpływ na bezpieczeństwo lub stabilność systemu Locus CR Spectrum ma prawo do czasowego zaprzestania lub ograniczenia świadczenia usług, bez wcześniejszego powiadomienia i przeprowadzenia prac konserwacyjnych mających na celu przywrócenie bezpieczeństwa i stabilności systemu teleinformatycznego.

9. W systemie Locus dane osobowe są przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Ustawą o ochronie danych osobowych i Ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną, a zakres ich przetwarzania jest ograniczony do świadczenia usług w systemie Locus przez CR Spectrum.

10. CR Spectrum nie ponosi odpowiedzialności za szkody powstałe z tytułu udostępnienia przez Użytkowników osobom niepowołanym Loginu lub Hasła do systemu.

11. CR Spectrum oświadcza, że z uwagi na publiczny charakter sieci Internet korzystanie z Usług może wiązać się z ryzykiem, które Użytkownik akceptuje godząc się na korzystanie z publicznych kanałów teleinformatycznych.

Dział IV: Prawa własności intelektualnej

12. CR Spectrum informuje, że system Locus zawiera dokumenty chronione prawem autorskim, znaki towarowe oraz inne dobra niematerialne będące przedmiotem ochrony prawa własności intelektualnej.

Dział V: Warunki zawierania umowy i rozpoczęcia świadczenia usług

13. Niniejszy regulamin stanowi integralną część zawieranych przez CR Spectrum z Usługobiorcą umów o świadczenie usług księgowo-rozliczeniowych drogą elektroniczną.

14. CR Spectrum zobowiązuje się do rozpoczęcia świadczenia usługi najpóźniej w terminie 7 dni roboczych od daty zawarcia umowy z Usługobiorcą.

15. W celu rozpoczęcia świadczenia usług drogą elektroniczną Księgowy wskazany przez CR Spectrum w porozumieniu z Usługobiorcą ustala w systemie:

  • plan kont Wspólnoty
  • układ planu gospodarczo-finansowego
  • zasady dokonywania rozliczeń wewnątrz Wspólnoty
  • które stanowić będą podstawę świadczenia usług księgowo-rozliczeniowych o charakterze elektronicznym. Termin, o którym mowa w pkt. 14 regulaminu liczony jest od dnia dokonania ww. ustaleń.

16. CR Spectrum udostępnia hasło i login Usługobiorcy (oraz wszystkie hasła i loginy dla pozostałych Użytkowników związanych ze Wspólnotą) w formie dokumentu przygotowanego do wydruku i ewentualnej dystrybucji wśród przyszłych Użytkowników.

Dział VI: Procedury związane ze świadczeniem usług

17. Usługobiorca w celu świadczenia usług księgowo-rozliczeniowych dostarcza Księgowemu dokumentację finansowo-księgową oraz formalną tj:

  • plan kont Wspólnoty
  • faktury zakupu, rachunki
  • faktury sprzedaży lub rachunki wystawione przez Wspólnotę
  • wyciągi bankowe z rachunków bankowych należących do Wspólnoty
  • inne dokumenty o charakterze księgowo-finansowym.

18. Usługobiorca dostarcza dokumentację w formie papierowej lub elektronicznej (skan) na adres określony w umowie o świadczenie usług. Księgowy każdorazowo potwierdza wykaz otrzymanych dokumentów poprzez przesłanie drogą elektroniczną specyfikacji zawierającej:

  • datę otrzymania dokumentacji
  • wykaz dokumentów (nazwa, numer, data wystawienia, ewentualnie kwota).

19. Usługobiorca może w terminie 3 dni od otrzymania specyfikacji zgłosić zastrzeżenia do jej treści za pomocą komunikatora systemu Locus. W przypadku braku zgłoszenia treść specyfikacji uznaje się za uzgodnioną.

20. Księgowy dokonuje bieżącego ewidencjonowania otrzymanych dokumentów, naliczeń i aktualizacji oraz wykonuje na bieżąco inne czynności związane z prawidłowym wykonaniem usługi.

21. Dokumenty przekazane przez Usługobiorcę są umieszczane w elektronicznym archiwum w terminie do 7 dni od przekazania.

22. Usługobiorca i Właściciel lokalu zwraca się z zapytaniami do Księgowego za pomocą komunikatora systemu Locus dostępnego w systemie po zalogowaniu.

Dział VII: Warunki rozwiązania umowy i zaprzestania świadczenia usług

23. Umowa, na podstawie której świadczone są usługi o charakterze elektronicznym może zostać wypowiedziana na warunkach w niej określonych.

24. Hasła i loginy wydane dla Usługobiorcy i wskazanych przez niego osób są dezaktywowane następnego dnia po dniu zakończenia umowy

25. Usługobiorca otrzymuje na dzień rozwiązania umowy wydruki w formie papierowej oraz raporty w formie elektronicznej (na adres mailowy wskazany w umowie o świadczenie usług) na dzień zakończenia umowy umożliwiające kontynuowanie czynności rozliczeniowo-księgowych.

Dział VIII: Odpowiedzialność

26. CR Spectrum nie ponosi odpowiedzialności za przerwy w świadczeniu usług wynikające z awarii lub przypadków wadliwego funkcjonowania systemów teleinformatycznych będących poza wpływem CR Spectrum.

27. CR Spectrum nie ponosi odpowiedzialności za brak możliwości dostępu do usług wynikający z błędnej rejestracji Usługobiorcy.

Dział IX: Tryb postępowania reklamacyjnego

28. Użytkownik ma prawo składać reklamacje w sprawach dotyczących Usług.

29. Reklamacje należy składać za pośrednictwem Księgowego przy użyciu komunikatora systemu Locus, pocztą elektroniczną na adres biuro@crspectrum.pl lub pisemnie na adres siedziby CR Spectrum.

30. Prawidłowo złożona reklamacja powinna zawierać następujące dane:

  • oznaczenie Wspólnoty której zgłoszenie dotyczy
  • oznaczenie Użytkownika (imię, nazwisko, adres e-mail lub adres zamieszkania)
  • opis problemu będącego podstawą złożenia reklamacji.

31. CR Spectrum dołoży starań, aby reklamacje były rozpatrzone w terminie 14 dni od ich otrzymania. O rezultacie rozpatrzenia reklamacji CR Spectrum poinformuje Użytkownika składającego reklamację, pisemnie (w tym za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres e-mail podany w zgłoszeniu lub za pośrednictwem komunikatora systemu Locus).

32. Nie podlegają rozpatrzeniu zgłoszenia, które nie zawierają danych wymienionych w pkt. 30 powyżej.

Dział X: Postanowienia przejściowe i końcowe

33. W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego (Dz.U. nr 16, poz.93,z 1964r z późniejszymi zmianami), Ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, Prawa telekomunikacyjnego.

34. Właściwym do rozstrzygania sporów wynikających z niniejszego regulaminu jest sąd powszechny właściwy dla siedziby CR Spectrum.

Dodatek

Wymagania techniczne, niezbędne do współpracy z systemem Locus:

  • poprawnie funkcjonujący komputer
  • dostęp do sieci Internet
  • jedna z wymienionych przeglądarek WWW: Internet Explorer w wersji 6.0 lub wyższej, FireFox w wersji 3.0 lub wyższej, Safari w wersji 4 lub wyższej, Chrome w wersji 5.0 lub wyższej.